Uitbesteden dagelijks onderhoud voor een prijs per woning | Tips and Tricks 8 - Contractvorming

In ons eerste artikel hebben wij u meegenomen in de gedachte achter het uitbesteden van het dagelijks onderhoud voor een prijs per woning. Onder andere kwam toen het puzzelstukjesmodel van Van Schöll Advies aan de orde. Onze boodschap was om eerst zorgvuldig alle puzzelstukjes in te vullen, voordat je gaat uitbesteden. Als dit niet goed gedaan wordt loop je het risico, dat het hele uitbestedingstraject mislukt en dat alles teruggedraaid moet worden door gebrek aan regie. Dit natuurlijk met alle consequenties van dien. Ons puzzelstukjesmodel ziet er als volgt uit.

Wij zijn daarna ingegaan op de puzzelstukjes “Risicoanalyse”, “Kwaliteit”, “Demarcatie”, “Management informatie”, “ICT” en “Overlegstructuur”. Wij gaan nu wat dieper in op de contractvorming.

Huidige situatie
De huidige situatie bij woningcorporaties is dat over het algemeen de standaard leveringsvoorwaarden van de aannemer leidend zijn. Deze voorwaarden zijn op zijn minst eenzijdig te noemen. In het beste geval worden deze voorwaarden uitgesloten en worden de standaard voorwaarden van de corporatie leidend gemaakt, ondanks dat deze vaak niet passen op het doel van de ketensamenwerking tussen corporatie en aannemer. We kunnen vooraf stellen, dat een ketensamenwerkingsovereenkomst wat anders is, dan een traditionele opdrachtgever-opdrachtnemer overeenkomst. Er zal hier dus goed bij stil gestaan moeten worden.

Structuur overeenkomst
Een aantal zaken moet je minimaal regelen. Naast uitgebreide aandacht voor definities, dient de overeenkomst een heldere beschrijving van de gestelde doelen te omvatten. Neem hierbij ook bijvoorbeeld doelstellingen op m.b.t. verlaging van de integrale kosten. Maak hier bij voorkeur een gezamenlijk doel van.

Regel ook de exclusiviteit van de samenwerking. Ook hier moet de ketensamenwerkingsgedachte tot uiting te komen in bijvoorbeeld een wederzijdse afspraak dat partij elkaar alle aandacht geven en elkaar zien als primaire partners.

“Vertrouwen is goed, controle is beter” is een bekende uitspraak. In de overeenkomst moet dan ook geregeld worden hoe, door middel van bijvoorbeeld audits, de afspraken met de ketenpartner gecontroleerd kunnen worden. Hoe toezicht op de het afgesproken kwaliteitsniveau uitgevoerd kan worden? Welke sturingsinformatie wordt verzameld en hoe deze vastgelegd en besproken wordt?



Als de bovenstaande basis gelegd is in de overeenkomst, kunnen wat praktischere zaken aan de orde komen zoals; Hoe gaan we de opdrachtverstrekking regelen? Hoe moeten we werkzaamheden uitgevoerd worden, tegen welke kwaliteitseisen bijvoorbeeld? Hoe zit de overlegstructuur in elkaar? Hoe en wanneer gaan we de samenwerking evalueren en beoordelen?

Daarna kunnen zaken als prijzen, tarieven vergoedingen, facturering en betaling aan de orde komen. Maar ook zaken als aansprakelijkheid, verantwoordelijkheid en garantie.

Aan het einde van de overeenkomst dienen de volgende zaken beschreven te worden: intellectueel eigendom, geheimhouding, verhouding tot de woningwet, contractovername, ketenaansprakelijkheid, duur, aanpassing en beëindiging overeenkomst, geschillen en een aantal slotbepalingen.

De resultaten van de “puzzelstukjes” servicelevels (SLA), kwaliteit, demarcatie, prijs, processen, stuurinformatie, ICT en overlegstructuur vormen dan de bijlagen. Op deze manier ontstaat een integrale en complete ketensamenwerkingsovereenkomst.

Voor meer informatie, neem contact op met Van Schöll Advies, Jaap Willem Eijkenduijn:
telefoon: 0416 280 880 / 0653 159175
email: jaapwillem@vanscholladvies.nl



Door: drs. Jaap Willem Eijkenduijn, managing partner Van Schöll Advies