Goed informatiebeheer is een kwestie van organiseren

Gepubliceerd op: 21 November 2016

Woningcorporaties kunnen vandaag de dag niet opereren zonder toegang tot informatie. Die informatie is overal binnen en buiten de organisatie in overvloed te vinden. Het slim organiseren hiervan, daarin ligt efficiency- en concurrentievoordeel.

Wanneer de informatiehuishouding niet op orde is levert dit risico’s, kosten en ergernis op. De eisen van de samenleving, controlerende instanties, management en bestuur worden steeds hoger. Zonder betrouwbare prognose- en verantwoordingsinformatie valt niet te sturen of te verantwoorden, bijvoorbeeld richting de markt of de Autoriteit Woningcorporaties. De Autoriteit Persoonsgegevens treedt streng op tegen datalekken en schendingen van de Wet bescherming persoonsgegevens. Neem daarbij een visitatie of de begrotingscyclus en u ziet de waarde van een goede beheersing van de informatiehuishouding: vaak moeten op het laatste moment nog allerlei gegevens en documenten bij elkaar worden gezocht.

Huurders willen zaken digitaal kunnen regelen en direct de status zien van hun afspraken. Ondertussen gaan de ontwikkelingen door; met digitale systemen wordt steeds meer mogelijk en ook de domoticasystemen waarmee huurwoningen worden voorzien, vinden hun intrede.

Het is daarom niet de vraag of u digitaliseert: daarmee is elke corporatie al druk bezig. De vraag is: via welke kanalen kunt u informatie snel, tijdig en correct verzamelen of beschikbaarstellen? Hoe haalt u optimaal rendement uit uw systemen en uit informatie die als open datasets toegankelijk is? En hoe kunt u de informatie snel en betrouwbaar delen meteen ketenpartner? Veel informatie is al aanwezig op de markt en het gebruik daarvan is goedkoper dan het zelf vastleggen en verzamelen van data. Het is een kwestie van aankopen en toepassen. Informatie die u zelf vastlegt, dient u te boordelen: welke informatie bewaar ik wel, welke niet en voor welke termijn. Sommige informatie dient u verplicht te vernietigen terwijl andere data handig is om te bewaren voor de bedrijfsvoering. Aan elk werkproces hoort een bewaartermijn gekoppeld te zijn die aangeeft hoe lang de informatie voor een corporatie moet worden bewaard. Werkprocessen bieden de basis voor automatische workflows, waardoor acties in de juiste volgorde worden uitgevoerd. Zo maakt u de organisatie lean en rijp voor continue verbetering.

Dit alles vergt organisatie.

VHIC helpt u daarbij. Samen met u stellen wij een Roadmap op met duidelijke stappen om te komen tot een goed georganiseerd informatiebeheer. Hierbij gaan we uit van uw huidige situatie en hoe u uw medewerkers, systemen en informatie optimaal kunt inzetten om te komen tot het beste resultaat.

Meer informatie

VHIC heeft de expertise om organisaties zo in te richten dat er een meetbare verbetering optreedt in de informatieprocessen. Wij zorgen ervoor dat uw processen, (IT)-systemen en informatiebestanden op elkaar zijn afgestemd. Zo presteert de organisatie beter, sneller en met minder kosten. Dit hebben wij reeds bij verschillende woningcorporaties bewezen.

Speciaal voor de corporatiesector ontwikkelde VHIC een uniforme selectielijst en een Model-DSP voor woningcorporaties.

Benieuwd naar wat VHIC voor u kan betekenen? Neem vrijblijvend contact met ons op en informeer naar de vele mogelijkheden via (070) 319 41 84 of info@vhic.nl. Of stel uw vraag gratis aan onze digitale adviseur Zaalberg!