De manier van werken binnen de organisatie sloot echter steeds minder goed aan bij de uitdagingen van deze tijd. Digitalisering, verduurzaming en het groeiende woningtekort vragen om meer overzicht, betere samenwerking en betrouwbare data. In de praktijk werkten medewerkers met verschillende tools, verouderde systemen en losse Excelbestanden. Dat maakte processen foutgevoelig en kostte veel tijd.

Met de introductie van ViewPoint, de ERP-oplossing van Itris, zette Groen Wonen Vlist een eerste stap richting een overzichtelijker en toekomstbestendiger IT-landschap.

Een werkwijze die niet meer paste
Toen Iris Stevenson in 2021 begon als bestuursadviseur bij Groen Wonen Vlist, voelde het alsof ze een stap terug in de tijd zette.

“Facturen, dossiers en notities gingen nog van bureau naar bureau,” vertelt ze. “Dossiers zaten in mappen en laden en stapels papieren facturen waren heel normaal.”

Samen met directeur-bestuurder Gerwin Kamps begon de corporatie met het digitaliseren van dossiers en facturen en het opzetten van een digitaal documentmanagementsysteem. Dat waren de eerste stappen richting meer structuur.

Toch bleef het overzicht beperkt. Medewerkers hielden hun eigen lijstjes en Excelbestanden bij om grip te houden op hun werk. Processen liepen niet altijd synchroon en informatie stond verspreid over verschillende systemen.

ViewPoint als basis voor meer overzicht
De overstap naar ViewPoint bracht duidelijke verbeteringen.

Zo is er nu veel minder papier in omloop dankzij digitale archivering en het online platform Postex. Waar medewerkers vroeger honderden brieven zelf printten en verstuurden, gebeurt dat nu digitaal.

Ook de koppeling met het telefoonsysteem maakt verschil. Medewerkers zien direct wie er belt, waardoor gesprekken sneller en persoonlijker verlopen. Dat is belangrijk voor een kleine corporatie waar persoonlijk contact met huurders centraal staat.

Daarnaast staat belangrijke informatie nu op één centrale plek. Medewerkers hoeven minder tussen systemen te schakelen en hebben sneller inzicht in processen zoals verhuur en incasso.

Samen bouwen aan de volgende stap
De implementatie van ViewPoint verliep niet zonder uitdagingen. De overstap kostte tijd en energie, vooral voor medewerkers die jarenlang met het oude systeem werkten. Met begeleiding, training en duidelijke communicatie groeide het vertrouwen in de nieuwe werkwijze.

Hoewel de basis nu staat, ziet Groen Wonen Vlist dit als het begin van verdere ontwikkeling. Nieuwe toepassingen, zoals inspectie- en verhuurapps en een managementdashboard, staan nog op de planning.

De belangrijkste les volgens Iris: neem je organisatie vanaf het begin mee in de verandering. Zo bouw je samen aan soepelere processen, meer overzicht en betere dienstverlening voor huurders.