Dynamics Empire maakt de bedrijfsvoering efficiënter

Gepubliceerd op:

"Alles wat we doen moet bijdragen aan efficiency." Een gesprek met Henk Kerlien, manager Algemene Zaken, over de migratie naar Dynamics Empire van cegeka-dsa.

Bo-Ex behoort tot de oudste woningcorporaties van Nederland en heeft in de regio Utrecht bijna 9000 huurwoningen in bezit.

Nuchter en gewoon doen
Op de vraag of ‘Bouwen en Exploiteren’ anno 2016 de lading dekt, zegt Henk: "Bo-Ex heeft altijd voornamelijk sociale huurwoningen geëxploiteerd. Wat wij hebben gebouwd zijn altijd kleine en goed beheersbare projecten geweest. Dat past bij onze cultuur. Nog voor 2020 voegen we tweehonderd woningen toe aan onze voorraad"


Henk Kerlien
Manager Algemene Zaken, Bo-Ex


Kat uit de boom
Lang uitnutten is van toepassing geweest op het ERP-systeem Omega van cegeka-dsa. "We gebruikten Omega sinds 2004. Ik hoor te vaak dat woningcorporaties tijdens een implementatie er plots allemaal zaken bij willen hebben. De vraag of het bijdraagt aan de efficiency blijft echter vaak onbeantwoord."

Weloverwogen
"De vervanging van Omega was voor ons een weloverwogen keuze. In 2013 hebben we besloten om Omega in delen te gaan vervangen in 2013 en 2014. Toen de fusie tussen DSA-VISION en Cegeka eind 2013 werd aangekondigd, reed dat ons plan eigenlijk in de wielen. Achteraf was het een prachtig moment om onze plannen nog eens extra tegen het licht te houden."

Goede zet
Henk vertelt dat in 2013 om die reden alsnog ook een marktverkenning is gedaan. "Wat ons betreft heeft een aantal ERP-leveranciers een te gering marktaandeel, een verouderde oplossing of is de geboden template-oplossing gebaseerd op een te groot systeem", zegt Henk daarover. "Van de voor ons overgebleven twee Microsoft-partijen kwam cegeka-dsa met een best practice die in het kader van kostenbesparing voor ons de beste oplossing bood. Met de kennis van nu ben ik blij dat we door de fusie wat extra denktijd hebben gekregen. Ik vind de fusie echt een goede zet: cegeka-dsa biedt met Dynamics Empire een kern met bewezen software, aangevuld en geïntegreerd met nieuwe software."

Migratie soepel verlopen
"Op 21 december 2015 zijn we live gegaan met Dynamics Empire, een kleine tien maanden na de start’’, blikt Henk terug. “Tijdens de migratie hebben we geen extra mensen ingehuurd, behoudens een externe projectleider. Het principe ‘vreemde ogen dwingen’ werkt anno 2016 nog steeds. Het houdt alle partijen scherp en de driehoek leverancier-projectleider-klant werkte perfect."

"Gedurende de migratie is ons kantoor gewoon open gebleven en hebben klanten eigenlijk niets gemerkt van onze overstap naar Dynamics Empire. Er is veel werk verzet en ondanks dat de voegen af en toe kraakten, is het proces eigenlijk heel soepel verlopen. We hebben Dynamics Empire procesgericht ingericht, minder vanuit hiërarchische harkjes. Daarmee hebben we veel efficiency bereikt."


Wijze lessen
Henk heeft drie keer een implementatie of migratie meegemaakt. Op de vraag wat zijn wijze les is, zegt hij: "Testen, testen en nog eens testen. Ik had best nóg langer willen testen, alleen al om het leereffect wat ermee gepaard gaat. Je raakt daardoor makkelijker vertrouwd met de nieuwe software."

Henk vervolgt zijn lessons learned: "Blijf je ook continu het ‘hoe en waarom’ van inrichtingskeuzes afvragen. Het gaat namelijk niet om de installatie van een pakketje Microsoft Word."

Bedrijfsvoering efficiënter
Inmiddels is Dynamics Empire een paar maanden in bedrijf. Op de vraag wat Bo-Ex nu beter kan dan voorheen, zegt Henk: "De periode is te kort om dat te zeggen, maar ik verwacht dat de klantgerichtheid zal verbeteren, omdat de processen efficiënter lopen en we betere sturingsinformatie tot onze beschikking hebben. We doen alles vanuit één centrale database en kunnen daardoor klanten sneller, beter en vollediger bedienen."

Een greep uit ons leveranciersregister


Intergas Verwarming behoort in Nederland tot de toonaangevende producenten van HR-ketels...

Een Canadees bedrijf gespecialiseerd in gespoten thermische isolatie ...

Aareon is Europa's grootste leverancier van software voor vastgoedbedrijven (commercieel en sociaal)...